Confidencialidad de los solicitantes de empleo

Categorías y fuentes de los datos personales que tratamos
Recogemos y almacenamos los Datos Personales que se nos facilitan a través de su solicitud y durante el proceso de solicitud. Esto puede incluir:
- datos de contacto e identidad, como nombre; estado civil, sexo; nacionalidad; fecha de nacimiento; domicilio; datos de contacto (incluidos número de teléfono y dirección de correo electrónico);
- sus documentos de solicitud y la información contenida en ellos, incluidos, entre otros, su CV, carta de presentación y certificados u otra documentación sobre su experiencia laboral previa, formación o similar, fotografías;
- información sobre su historial laboral y sus experiencias y capacidades relacionadas con el trabajo, como la fecha de contratación; la fecha y el motivo del cese; el estado del empleo; el nivel actual de remuneración, cualquier otro dato justificativo presentado por los candidatos o empleados, comprobaciones de referencias; solicitudes de empleo anteriores; pruebas de aptitudes/cualificaciones; información sobre reubicación
- información relacionada con el carácter y los intereses laborales, incluidos los intereses laborales y personales, los conocimientos o habilidades, los premios o las afiliaciones;
- otros datos personales que facilite durante el proceso de contratación, incluidas nuestras notas de las entrevistas con usted y toda la correspondencia que mantenga con nosotros o con una agencia de contratación durante el proceso de solicitud;
- información sobre su estado de autorización de trabajo; y en determinadas circunstancias
- Categorías especiales de datos personales, como su origen racial o étnico, afiliación sindical, creencias religiosas o información relativa a su salud, como información sobre una discapacidad para la que la empresa necesite realizar ajustes razonables durante el proceso de contratación.

También podemos obtener los datos anteriores sobre usted de otras fuentes, incluidas las agencias de contratación, las referencias que nos proporcione, los sitios web y otra información disponible públicamente en Internet. Esto incluye, por ejemplo, los Datos Personales que usted haya hecho públicos de forma evidente en el contexto de un perfil en línea. También podemos recibir información que nos envíe a través de sitios web de terceros, como LinkedIn.

4. Finalidades del tratamiento de datos
La Empresa trata los datos personales de los solicitantes de empleo para diversos fines empresariales que son necesarios:
- para llevar a cabo su proceso de contratación, incluida la tramitación de su solicitud, la evaluación de su aptitud para la oferta de trabajo en lo que respecta a capacidades y cualificaciones, la comprobación de referencias según lo permita o exija la legislación local, la respuesta a sus consultas y la comunicación con usted, así como la estructuración del proceso de contratación en función de sus necesidades, por ejemplo, en lo que respecta a posibles problemas de salud; respectivamente
- llevar a cabo la relación laboral, especialmente en lo que respecta a los RRHH y la gestión del rendimiento, tras una solicitud aceptada;
- con fines de ejecución de procesos empresariales y gestión interna, incluida la supervisión de la igualdad de oportunidades y la garantía de un lugar de trabajo accesible para las personas con discapacidad;
- para la seguridad informática y los procedimientos de violación de datos;
- para cumplir con obligaciones legales como la regulación fiscal, predominantemente sin embargo las obligaciones dirigidas a los empleadores en relación con la relación laboral como confirmar la elegibilidad del solicitante para trabajar en el respectivo país de la Empresa;
- para optimizar nuestros procesos empresariales, incluida la mejora de nuestro proceso de solicitud o la optimización de otros procesos de contratación o programas de diversidad; y
-para la afirmación y defensa de reclamaciones legales.

5. Base jurídica para el tratamiento de datos personales
La Empresa trata los Datos Personales sobre diferentes bases jurídicas:
6 sección 1 lit. a GDPR, si se le ha informado sobre el Tratamiento previsto de sus Datos Personales, y nos ha dado su consentimiento. Esto puede incluir su consentimiento previo al tratamiento de sus datos personales por nuestra parte en para futuras actividades de contratación, como su inclusión en nuestra reserva interna de talentos. El alcance del Tratamiento vendrá determinado por el contenido del consentimiento respectivo. Siempre puede retirar su consentimiento. La retirada del consentimiento no afectará a la licitud del tratamiento basado en su consentimiento antes de la retirada.

6 sección 1 lit. b GDPR, si el tratamiento de sus datos personales es necesario para llevar a cabo el contrato celebrado entre usted y nosotros, que podría incluir una relación laboral precontractual.

6 sección 1 lit. c GDPR, si el pedido es necesario para cumplir con una obligación legal a la que estamos sujetos. Por ejemplo, las leyes sobre blanqueo de capitales o requisitos de cumplimiento similares pueden exigirnos que procesemos algunos de sus Datos Personales.

6 sección 1 lit. f GDPR, si el Procesamiento es necesario para fines de los intereses legítimos perseguidos por nosotros o por un tercero, excepto cuando dichos intereses se ven anulados por los intereses o los derechos y libertades fundamentales de usted que requieren la protección de los datos personales. Estos intereses legítimos pueden ser:
- gestión del proceso de contratación, lo que incluye permitir el proceso de contratación, evaluación y confirmación de los candidatos adecuados para el empleo y la obtención de una estrategia de contratación adecuada y su correspondiente aplicación;
- fines administrativos y de optimización de la gestión, incluida la ejecución de procesos empresariales y la optimización de la gestión interna, la elaboración de informes de gestión agregados o la formación interna, el clima laboral, el seguimiento de la igualdad de oportunidades ;
- la obtención de pruebas para procedimientos judiciales, incluida la defensa frente a reclamaciones judiciales presentadas contra nosotros o la defensa de nuestras reclamaciones judiciales y la prevención de infracciones de cumplimiento u otras infracciones;
- de conformidad con el Art. 9 párr. 2 o párr. 4 del GDPR relativo a las categorías especiales de datos personales.

6. Sus derechos
El GDPR le proporciona ciertos derechos en relación con el Tratamiento de sus Datos Personales, entre los que se incluyen:
- Solicitar acceso a sus Datos Personales (comúnmente conocido como "solicitud de acceso del interesado"). Esto le permite recibir una copia de los Datos Personales que tenemos sobre usted y comprobar que los estamos tratando legalmente.
- Solicitar la rectificación, corrección o actualización de cualquiera de los Datos Personales que tenemos sobre usted. Esto le permite corregir cualquier información incompleta o inexacta que tengamos sobre usted.
-Solicitar que los Datos Personales facilitados por usted se transfieran en formato legible por máquina ("portabilidad de datos"), en la medida en que este derecho sea pertinente en el contexto laboral.
-Solicitar la supresión de Datos Personales. Esto le permite pedirnos que borremos o eliminemos los Datos Personales cuando no haya un buen motivo para que sigamos tratándolos. También tiene derecho a pedirnos que borremos o eliminemos sus Datos Personales cuando haya ejercido su derecho a oponerse al Tratamiento (véase más abajo).
-Solicitar la limitación del Tratamiento de sus Datos Personales. Esto le permite pedirnos que suspendamos el Tratamiento de sus Datos Personales (por ejemplo, si desea que establezcamos su exactitud o el motivo de su Tratamiento).
-Retirar cualquier consentimiento que potencialmente pueda haber dado en cualquier momento, sin que ello afecte a la legalidad del tratamiento basado en el consentimiento antes de su retirada.

Estos derechos no son absolutos y están sujetos a diversas condiciones en virtud de: (a) la legislación aplicable en materia de protección de datos; y (b) otras leyes y reglamentos a los que estemos sujetos.

Puede ejercer sus derechos poniéndose en contacto con nosotros, por ejemplo, a través de los datos de contacto que figuran en la sección 2 anterior.

También tiene derecho a presentar una reclamación ante una Autoridad de Control de Protección de Datos competente.

7. Intercambio de datos y transferencias internacionales de datos: Dentro del grupo y a terceros
7.1 Transferencias intragrupo
Como miembro de una empresa multinacional que opera bajo una estructura de gestión matricial, la Empresa podrá compartir los Datos Personales de los Solicitantes de Empleo con otras empresas del grupo Toptech enumeradas en el Anexo para los fines establecidos en el presente Aviso. Tenga en cuenta que la Empresa sólo comparte los Datos Personales de los Solicitantes de Empleo con aquellas empresas en las que ello está amparado por una base legal para dicho Tratamiento.

Estas transferencias están protegidas por las obligaciones establecidas en los acuerdos intragrupo que hemos celebrado entre las distintas entidades jurídicas que componen el Grupo IDEX y sus filiales. Las transferencias internacionales dentro del Grupo IDEX y sus filiales se rigen por las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea para los responsables del tratamiento y, en su caso, para los encargados del tratamiento, complementadas por garantías adicionales establecidas tras la sentencia Schrems-II del Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas ( ). Puede recibir una copia de estas Cláusulas Contractuales Tipo utilizadas en nuestros acuerdos intragrupo poniéndose en contacto con nosotros en los datos de contacto que figuran en la sección 3 anterior.

7.2 Terceros
La empresa puede compartir datos personales con proveedores externos que contratamos para realizar servicios o funciones en nuestro nombre y bajo nuestras instrucciones. En su caso, el tratamiento de sus datos estará sujeto a los requisitos del GDPR. La Empresa también se asegurará de que sus contratos con estas partes garanticen que solo Procesen Datos Personales de acuerdo con nuestras instrucciones y con el fin de proporcionar los servicios acordados y proteger la integridad y confidencialidad de los Datos Personales que se les confían, en línea con los requisitos del GDPR.

Para los fines establecidos en el presente Aviso, también podemos revelar sus Datos Personales a nuestros proveedores de servicios informáticos, auditores, abogados, consultores, fuerzas y cuerpos de seguridad y otras autoridades públicas (como organismos fiscales y de la seguridad social), policía, fiscales, juzgados y tribunales. Algunos de estos destinatarios son a su vez responsables de determinar los fines y medios del Tratamiento y de la legalidad del Tratamiento por su parte. En caso necesario, nos aseguraremos de que se adopten las medidas contractuales adecuadas para garantizar la protección de sus Datos Personales.

Algunos de los terceros que contratamos para procesar sus datos personales se encuentran fuera del Espacio Económico Europeo. Nos aseguraremos de que estas transferencias sean
- a países que son objeto de una decisión de adecuación por parte de la Comisión Europea y se considera que ofrecen un nivel de protección adecuado, entre los que se incluyen actualmente Suiza, Uruguay, Argentina, Japón, Israel, Isla de Man, Nueva Zelanda, Guernesey, Canadá, Andorra, Islas Feroe y Jersey; o son
- regido por una de las salvaguardias de conformidad con el Art. 44 y siguientes del RGPD, en particular Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea o Normas Corporativas Vinculantes aprobadas por una autoridad de protección de datos de la UE, ampliadas por salvaguardias adicionales de acuerdo con las conclusiones del TJCE en Schrems-II. Puede recibir una copia de estas garantías de protección de datos poniéndose en contacto con nosotros a través de los datos indicados anteriormente.

8. Conservación de datos personales
La Empresa conservará y tratará sus Datos Personales únicamente durante el tiempo que sea necesario para los fines anteriormente mencionados para los que fueron recogidos o para cumplir obligaciones legales. Dichas obligaciones legales pueden derivarse, en particular, del Derecho fiscal y mercantil. Si sus datos ya no son necesarios para el cumplimiento de obligaciones contractuales o legales o para el cumplimiento de los fines mencionados, se eliminarán; a menos que sean necesarios para garantizar, hacer valer o ejecutar reclamaciones legales. En este caso, los conservaremos de acuerdo con el plazo de prescripción habitual. Durante este periodo, estos datos quedan bloqueados y ya no están disponibles para ningún otro uso.

En general, los datos de la candidatura se eliminarán a los tres meses como máximo, si su candidatura es rechazada y si el procedimiento de candidatura ha finalizado. Conservaremos los datos de la solicitud durante un periodo de tiempo más largo si usted consiente en que los almacenemos en nuestra reserva de talentos. No borraremos los datos de su candidatura si firmamos un contrato de trabajo con usted. En este caso, los datos de la candidatura se transferirán al archivo de personal. Para la supresión de estos datos, nos remitimos a la política de privacidad para empleados.

9. Requisitos legales/contractuales
En determinados casos, puede optar por no facilitarnos sus Datos Personales y/o facilitarnos Datos Personales incompletos. No obstante, tenga en cuenta que es posible que no podamos tramitar correctamente su solicitud, ya que sus Datos Personales pueden ser necesarios para fines administrativos y/o para cumplir requisitos legales.

10. Toma de decisiones automatizada y elaboración de perfiles
Sus datos personales no se utilizarán para la toma de decisiones automatizada ni para la elaboración de perfiles.