Avis de confidentialité des candidats à l'emploi

Catégories et sources de données à caractère personnel que nous traitons
Nous recueillons et conservons les données personnelles qui nous sont fournies dans le cadre de votre candidature et au cours de la procédure de candidature. Il peut s'agir de

- les coordonnées et les données d'identité, telles que le nom, le statut matrimonial, le sexe, la nationalité, la date de naissance, l'adresse du domicile, les coordonnées (y compris le numéro de téléphone et l'adresse électronique) ;

- votre dossier de candidature et les informations qu'il contient, y compris, entre autres, votre CV, votre lettre de motivation et les certificats ou autres documents relatifs à votre expérience professionnelle antérieure, à votre formation ou à d'autres éléments similaires, photos ;

- des informations sur vos antécédents professionnels et vos expériences et aptitudes professionnelles, telles que la date d'embauche, la date et la raison du terminal, le statut professionnel, le niveau actuel de rémunération, toute autre donnée justificative soumise par les candidats ou les employés, les vérifications de références, les demandes d'emploi antérieures, les preuves de compétences/qualifications, les informations relatives à la réinstallation

- les informations relatives à la personnalité et aux intérêts professionnels, y compris les intérêts professionnels et personnels, les connaissances ou les compétences, les récompenses ou les adhésions ;

- d'autres données à caractère personnel que vous fournissez au cours de la procédure de recrutement, y compris nos notes d'entretien avec vous et toute la correspondance que vous avez avec nous ou avec une agence de recrutement au cours de la procédure de candidature ;

- des informations sur votre statut en matière d'autorisation de travail ; et dans certaines circonstances

- Catégories particulières de données à caractère personnel, telles que votre origine raciale ou ethnique, votre appartenance à un syndicat, vos croyances religieuses ou des informations concernant votre santé, telles que des informations sur un handicap pour lequel l'entreprise doit procéder à des ajustements raisonnables au cours du processus de recrutement.

Nous pouvons également obtenir les données susmentionnées vous concernant auprès d'autres sources, y compris les agences de recrutement, les références que vous nous fournissez, les sites web et d'autres informations accessibles au public sur l'internet. Cela inclut, par exemple, les données personnelles que vous avez manifestement rendues publiques dans le cadre d'un profil en ligne. Nous pouvons également recevoir des informations que vous nous soumettez par l'intermédiaire de sites web tiers, tels que LinkedIn.

4. Finalités du traitement des données
L'entreprise traite les données personnelles des candidats à l'emploi à diverses fins commerciales nécessaires :
- pour mener à bien votre processus de recrutement, notamment pour traiter votre candidature, évaluer votre aptitude à occuper l'emploi proposé en fonction de vos capacités et de vos qualifications, vérifier vos références comme l'autorise ou l'exige la législation locale, répondre à vos demandes, communiquer avec vous et structurer le processus de recrutement en fonction de vos besoins, par exemple en ce qui concerne d'éventuels problèmes de santé ; respectivement

- de mener à bien la relation de travail, en particulier en ce qui concerne la gestion des ressources humaines et des performances, après que la candidature a été retenue ;

- aux fins de l'exécution des processus opérationnels et de la gestion interne, y compris pour le contrôle de l'égalité des chances et la garantie d'un lieu de travail accessible aux personnes handicapées ;

- pour la sécurité informatique et les procédures en cas de violation des données ;

- pour se conformer à des obligations légales telles que la réglementation fiscale, mais surtout aux obligations imposées aux employeurs dans le cadre de la relation de travail, telles que la confirmation de l'admissibilité du candidat à travailler dans le pays de l'entreprise concernée ;

- pour optimiser nos processus commerciaux, y compris pour améliorer notre processus de candidature ou pour optimiser d'autres processus de recrutement ou programmes de diversité ; et

-pour l'affirmation et la défense de revendications juridiques.

5. Base juridique du traitement des données à caractère personnel
L'entreprise traite les données à caractère personnel sur différentes bases juridiques :

6 section 1 lit. a GDPR, si vous avez été informé du traitement prévu de vos données personnelles et que vous nous avez donné votre consentement. Cela peut inclure en premier lieu votre consentement au traitement de vos données personnelles par nous pour des activités de recrutement futures, telles que votre inclusion dans notre réserve de talents interne. La portée du traitement est alors déterminée par le contenu du consentement respectif. Vous pouvez toujours retirer votre consentement. Le retrait du consentement n'affectera pas la légalité du traitement fondé sur votre consentement avant le retrait.

6 section 1 lit. b GDPR, si le Traitement de vos Données à caractère personnel est nécessaire à la commande de l'exécution du contrat conclu entre vous et nous, qui pourrait inclure une relation de travail précontractuelle.

6 section 1 lit. c GDPR, si le Traitement nous est nécessaire pour nous conformer à une obligation légale à laquelle nous sommes soumis. Par exemple, les lois sur le blanchiment d'argent ou des exigences de conformité similaires peuvent nous obliger à traiter certaines de vos données à caractère personnel.

6 section 1 lit. f GDPR, si le Traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par nous ou par un tiers, sauf si ces intérêts sont supplantés par les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de votre personne qui exigent la protection des données à caractère personnel. Ces intérêts légitimes peuvent être

- la gestion du processus de recrutement, y compris pour permettre le recrutement, l'évaluation et la confirmation des candidats adéquats pour l'emploi et l'élaboration d'une stratégie de recrutement appropriée et sa mise en œuvre ;

- à des fins administratives et d'optimisation de la gestion, y compris l'exécution des processus d'affaires et l'optimisation de la gestion interne, les rapports de gestion globaux ou la formation interne, le climat de travail, la surveillance de l'égalité des chances ;

- l'obtention de preuves dans le cadre de procédures judiciaires, y compris la défense contre les actions en justice intentées contre nous ou l'exercice de nos actions en justice et la prévention des violations de la conformité ou d'autres infractions ;

- conformément à l'art. 9 para. 2 ou para. 4 GDPR concernant les catégories spéciales de données à caractère personnel.

6. Vos droits
Le GDPR vous confère certains droits en relation avec le traitement de vos données personnelles, notamment celui de.. :

- Demander l'accès aux Données à caractère personnel vous concernant (communément appelé " demande d'accès de la personne concernée "). Cela vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons légalement.

- Demander la rectification, la correction ou la mise à jour des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet.

-Demander que les données à caractère personnel que vous avez fournies soient transférées dans un format lisible par machine ("portabilité des données"), dans la mesure où ce droit est pertinent dans le contexte de l'emploi.

-Demander l'effacement des données à caractère personnel. Cela vous permet de nous demander d'effacer ou de supprimer des Données à caractère personnel lorsqu'il n'y a pas de raison valable pour que nous continuions à les Traiter. Vous avez également le droit de nous demander d'effacer ou de supprimer des données à caractère personnel lorsque vous avez exercé votre droit d'opposition au traitement (voir ci-dessous).

-Demander la restriction du traitement de vos données à caractère personnel. Cela vous permet de nous demander de suspendre le Traitement des Données à caractère personnel vous concernant (par exemple, si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur Traitement).

-Retirer tout consentement que vous pourriez avoir donné à tout moment, sans affecter la légalité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.

Ces droits ne sont pas absolus et sont soumis à diverses conditions en vertu : (a) de la législation applicable en matière de protection des données ; et (b) d'autres lois et règlements auxquels nous sommes soumis.

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant, par exemple, aux coordonnées indiquées à la section 2 ci-dessus.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données compétente.

7. Partage des données et transferts internationaux de données : Intra-groupe et tiers
7.1 Transferts intra-groupe
En tant que membre d'une entreprise multinationale opérant dans le cadre d'une structure de gestion matricielle, la Société peut partager les données personnelles des candidats à l'emploi avec d'autres sociétés du groupe Toptech énumérées dans l'annexe aux fins énoncées dans le présent avis. Veuillez noter que la société ne partage les données personnelles des candidats à l'emploi avec ces sociétés que lorsque cela est couvert par une base légale pour un tel traitement.

Ces transferts sont protégés par les obligations énoncées dans les accords intragroupes que nous avons conclus entre les différentes entités juridiques composant le groupe IDEX et les sociétés affiliées. Les transferts internationaux au sein du groupe IDEX et des sociétés affiliées sont régis par des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne pour les responsables du traitement et, le cas échéant, pour les sous-traitants, complétées par des garanties supplémentaires établies après l'arrêt Schrems-II de la Cour de justice des Communautés européennes ( ). Vous pouvez recevoir une copie de ces clauses contractuelles types utilisées dans nos accords intragroupes en nous contactant aux coordonnées indiquées à la section 3 ci-dessus.

7.2 Tiers
L'entreprise peut partager des données personnelles avec des fournisseurs externes que nous engageons pour exécuter des services ou des fonctions en notre nom et selon nos instructions. Le cas échéant, leur traitement de vos données sera soumis aux exigences du GDPR. Company veillera également à ce que ses contrats avec ces parties garantissent qu'elles ne Traitent les Données à caractère personnel que conformément à nos instructions et dans le but de fournir les services convenus et de protéger l'intégrité et la confidentialité des Données à caractère personnel qui leur sont confiées, conformément aux exigences du GDPR.

Aux fins énoncées dans le présent Avis, nous pouvons également divulguer vos Données à caractère personnel à nos prestataires de services informatiques, auditeurs, avocats, consultants, autorités chargées de l'application de la loi et autres autorités publiques (telles que les organismes fiscaux et de sécurité sociale), la police, les procureurs, les cours et les tribunaux. Certains de ces destinataires sont eux-mêmes responsables de la détermination des finalités et des moyens du traitement et de la licéité du traitement en ce qui les concerne. Le cas échéant, nous veillerons à ce que des mesures contractuelles appropriées soient mises en place pour assurer la protection de vos données à caractère personnel.

Certains des tiers que nous engageons pour traiter vos données personnelles sont situés en dehors de l'Espace économique européen. Nous veillerons à ce que ces transferts soient

- vers des pays qui font l'objet d'une décision d'adéquation de la Commission européenne et qui sont réputés offrir un niveau de protection adéquat, notamment la Suisse, l'Uruguay, l'Argentine, le Japon, Israël, l'île de Man, la Nouvelle-Zélande, Guernesey, le Canada, Andorre, les îles Féroé et Jersey ; ou sont

- régi par l'une des garanties prévues par l'article 44 et suivants du RGPD. 44 et suivants du GDPR, en particulier : Clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou Règles d'entreprise contraignantes autorisées par une autorité de protection des données de l'UE, étendues par des garanties supplémentaires conformément aux conclusions de la CJUE dans l'affaire Schrems-II. Vous pouvez recevoir une copie de ces garanties de protection des données en nous contactant aux coordonnées indiquées ci-dessus.

8. Conservation des données à caractère personnel
La Société ne conservera et ne traitera vos données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire aux fins susmentionnées pour lesquelles elles ont été collectées ou pour répondre à des obligations légales. Ces obligations légales peuvent découler notamment du droit fiscal et du droit commercial. Si vos données ne sont plus nécessaires à l'exécution d'obligations contractuelles ou légales ou à la réalisation des objectifs susmentionnés, elles seront supprimées, à moins qu'elles ne soient nécessaires pour garantir, faire valoir ou exécuter des droits légaux. Dans ce cas, nous les conserverons conformément au délai de prescription habituel. Pendant cette période, ces données sont bloquées et ne peuvent plus être utilisées à d'autres fins.

En général, les données relatives à la candidature seront supprimées au plus tard après trois mois, si votre candidature est rejetée et si la procédure de candidature est terminée. Nous conserverons les données de candidature pendant une période plus longue si vous consentez à ce qu'elles soient stockées dans notre vivier de talents. Nous ne supprimerons pas vos données de candidature si nous signons un contrat de travail avec vous. Dans ce cas, les données relatives à la candidature seront transférées dans le dossier personnel. Pour la suppression de ces données, nous nous référons à la politique de confidentialité pour les employés.

9. Exigences statutaires/contractuelles
Dans certains cas, vous pouvez choisir de ne pas nous fournir vos données personnelles et/ou de fournir des données personnelles incomplètes. Toutefois, sachez que nous pourrions ne pas être en mesure de poursuivre correctement votre procédure de candidature, car vos données à caractère personnel peuvent être nécessaires à des fins administratives et/ou pour satisfaire à des exigences légales.

10. Prise de décision automatisée et profilage
Vos données personnelles ne seront pas utilisées à des fins de prise de décision automatisée et/ou de profilage.